1. Introduction

Avec l’apparition du commerce électronique, les relations d’affaires ont changé. De nouveaux liens entre les entreprises (« Business to Business ») se sont développés et de nouvelles applications technologiques sont nées, en particulier dans le domaine de la gestion des approvisionnements tels que l’EDI, les ERP (« Enterprise Resource Planning »), le SCM (« Supply Chain management »), le SRM (« Supplier Relationship  Management ») et « l’e-procurement ».

Dans le contexte actuel de crise économique à l’échelle internationale, la gestion des achats est devenue un enjeu stratégique et « l’e-procurement » est de plus en plus utilisé dans les entreprises ainsi qu’au sein de l’Administration dans le cadre de la dématérialisation des achats publics. L’approvisionnement en ligne s’impose comme une pratique incontournable pour gérer et optimiser une part importante des activités d’approvisionnement.

Approche très attrayante pour la gestion des relations entre les acheteurs et les vendeurs, ce nouveau mode de gestion des approvisionnements n’est pas restée un mythe mais est devenu une réalité d’après des enquêtes menées par des sociétés de veille technologique et stratégique comme Deloitte Research et Forrester Research. En d’autres termes, l’approvisionnement en ligne est devenu une fonction d’entreprise comme les autres.

2.  Analyse conceptuelle

Parmi les concepts nés avec l’économie en réseau (« network economy » ou « net economy »/voir glossaire), « l’e-procurement » va modifier profondément les comportements des acheteurs et des vendeurs.

L’approvisionnement en ligne (« e-procurement ») consiste à optimiser et rationaliser la fonction achat et les modes d’approvisionnement via internet, l’objectif étant de réduire les coûts et les délais de traitement des commandes. Il constitue ainsi un vecteur potentiel de création de valeur dans le processus de gestion des approvisionnements. Il s’appuie sur des catalogues en ligne, appartenant à l’entreprise ou aux fournisseurs.
L’approvisionnement en ligne se distingue :

- de l’EDI (Échange de données informatisé) utilisé depuis les années 80, qui est une technique d’échange automatisé de données prédéfinies et structurées entre les systèmes d’information de grands clients et leurs fournisseurs majeurs. Parmi les inconvénients de l’EDI, il faut signaler que son coût de gestion étant élevé, il reste le privilège des grandes entreprises.
- Du « e-sourcing » qui a pour objectif d’optimiser l’amont de l’achat en standardisant et automatisant la recherche, la sélection et la négociation avec les fournisseurs. Il s’agit d’améliorer la qualité de l’information de l’acheteur professionnel.


3.  Les différentes composantes

- Formaliser les processus achats de l’entreprise en mettant à plat les processus existants et après les avoir analysés, les simplifier ;
- Définir le « workflow » (circuit d’approbation et de validation de la commande). Une procédure de « workflow » permet par exemple à l’utilisateur final de sélectionner des produits avec des droits limités sur un catalogue produits et de déclencher une demande de validation auprès d’un responsable des achats ;
- Intégrer l’outil d’approvisionnement en ligne au sein du système d’information de l’entreprise. Cela permet d’éviter les travaux de ressaisie qui sont à la fois une perte de temps et source d’erreurs et de l’autre de faciliter le « reporting » et donc le pilotage des achats ;
- Donner à chaque salarié habilité la possibilité de formaliser lui-même sa demande d’achat grâce à l’accessibilité et à l’utilisation des catalogues privés.


4.  Les bénéfices attendus

- Optimisation de la chaîne de production : L’approvisionnement en ligne modifie les pratiques traditionnelles concernant les achats, considérés comme peu productives et consommatrices en heures de travail. En outre, il offre à l’entreprise l’opportunité de réorganiser la fonction achat, de simplifier les démarches et d’optimiser l’enchaînement des tâches.
-  Simplification de la gestion administrative : Les phases du processus d’achat sont nombreuses et se répètent souvent. En outre, l’acheteur doit entrer et rester en contact avec plusieurs services, ce qui prend du temps et coûte de l’argent. Avec ce nouvel outil d’approvisionnement en ligne, les procédures d’achat sont centralisées vers un seul service, voire une seule personne, d’où un gain de temps considérable par rapport aux méthodes traditionnelles. Cette simplification de la gestion administrative va permettre de libérer une partie des tâches administratives des acheteurs, qui pourront concentrer leurs efforts sur l’analyse, le conseil et la négociation.
- Économies sur les coûts internes de traitement des commandes.
- La réduction des achats inutiles.
- Accroissement de la visibilité et de la maîtrise des dépenses.
- La diminution des litiges. La suppression des ressaisies limitant les sources d’erreur souvent responsables des litiges vont certainement réduire les litiges.
- Au niveau global, amélioration du service rendu en interne par le département « achat » : meilleure qualité des achats, meilleure prestation fournisseur, etc.

Le succès de ce nouvel outil auprès des entreprises vient surtout de l’automatisation des tâches du processus achat dans les phases de la gestion du catalogue, de la recherche puis de la sélection des produits ainsi que du circuit d’approbation et validation de la commande. En outre, il tend de plus en plus à se compléter par des services « d’e-sourcing ». Ces derniers ont notamment pour objectif d’accompagner l’acheteur dans ses recherches de fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins. Parmi ces différents services, on trouve :
-    les services d’annuaire de fournisseurs ;
-    les services de référencement ou d’auto-référencement de fournisseurs ;
-    les catalogues publics ;
-    les espaces de création et de publication d’appels d’offres ;
-    les enchères inversées (voir glossaire).

5.  Glossaire

Économie en réseau (« network economy ») : Économie dans laquelle les échanges de biens et de services s’effectuent en ligne grâce aux techniques de l’information et de la communication (TIC).

Enchère inversé : principe consistant pour un acheteur potentiel à proposer un prix d’achat pour un produit donné et c’est à partir de ce critère que les vendeurs pourront se manifester.

« e-sourcing » : Recherche de sources d’approvisionnement via internet.

Gestion de la relation client (« Customer Relationship Management ») :

Progiciel de gestion intégré (« Enterprise Resource Planning »/ERP) : Méthode de planification des ressources de l’entreprise.
Cette méthode assure la gestion des flux et des procédures à tous les niveaux : comptabilité et finance, achats, stocks, etc.

Gestion de la chaîne logistique (« Supply Chain management »/SCM) : Ensemble des outils qui visent à optimiser les processus de commande, de production et de livraison en améliorant l’approvisionnement et en réduisant les stocks et les délais de livraison.

Gestion de la relation fournisseur (« Supplier Relationship Management »/SRM) : Mécanisme mis en place par une entreprise pour optimiser la gestion de ses relations avec les fournisseurs.

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