1. Introduction

La dématérialisation de la facture s’est d’abord mise en place dans les grandes entreprises participant à des communautés EDI. C’est d’ailleurs à la demande de Galia, association EDI de l’automobile française, que la Direction Générale des Impôts a étudié une première validation juridique de la facture électronique de type EDI (données structurées). Aujourd’hui, la dématérialisation de la facture est une réalité également pour les PME.

2. Le concept de facture électronique

La notion de facture électronique recouvre deux acceptions distinctes : la facture électronique sécurisée au moyen d’une signature électronique et la facture électronique « EDI ».

2.1 La facture électronique sécurisée au moyen d’une signature électronique au sens de l’article 289 V du CGI

L’article 289 V du Code Général des Impôts autorise les assujettis à transmettre par voie électronique des factures sécurisées à l’aide d’une signature et d’un certificat électronique. Aux termes de cet article, constitue une facture électronique sécurisée, une facture ou un flux de factures créé, transmis et archivé sous forme électronique, dans un format qui permet de garantir l’intégrité et la pérennité de son contenu depuis son émission jusqu’à l’expiration de la période de stockage. Les factures sont par exemple éditées en PDF et authentifiées via une signature électronique (« PDF signé »).

Une facture émise sur support papier et archivée numériquement, ne constitue pas une facture électronique.

Les contraintes réglementaires sont les suivantes :
· La signature électronique doit s’appuyer sur un certificat électronique délivré par un prestataire de services de certification.
· Les factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique doivent être conservées dans leur format d’origine, dans des conditions permettant de garantir l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu.

2.2 La facture électronique « EDI » au sens de l’article 289 bis du CGI
Aux termes de l’article 289 bis du Code Général des Impôts, « les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous forme de messages structurés selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent donc, sous certaines conditions, des factures d’origine »

La transmission électronique de la facture en EDI existe depuis 1991. Avec l’EDI (Échange de données informatisé), les factures sont transmises électroniquement d’un ordinateur à un autre sous la forme d’un message EDI structuré conformément à une norme convenue entre les parties.

Les contraintes réglementaires sont les suivantes :
· Contrôle de la présence des mentions obligatoires à l’émission et à la réception.
· Constitution d’une liste récapitulative et d’un fichier des partenaires pour l’émetteur et le récepteur.
· Conservation et restitution en cas de contrôle du fichier des partenaires, de la liste récapitulative et de la facture électronique dans son format d’origine.
· Le format de la facture originale est libre, mais il doit être documenté. Cela peut être notamment de l’EDIFACT ou du XML.
· Le caractère original de la facture doit pouvoir être prouvé par la comparaison de l’exemplaire de l’émetteur et de celui du destinataire, exemplaires qui doivent être identiques (voir article 289 bis du CGI).

3. Les bénéfices attendus

La facture électronique va surtout permettre d’optimiser tous les processus de traitement et de gestion des factures de leur réception/émission jusqu’à l’archivage.
· Réalisation d’économies immédiates : économie de papier et de timbres.
· Réduction des litiges commerciaux et règlements plus rapides du client.
· Gain de productivité : l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus entraîne des gains de temps et donc de productivité.
· Économie de ressources humaines.
· Suppression des frais d’archivage papier.
· Préservation de l’environnement.

4. La facture électronique intra-communautaire

Au niveau de l’Union européenne, la facturation électronique est encadrée par les textes suivants : directive du 13 décembre 1999 concernant le cadre communautaire pour les signatures électroniques et directive du Conseil de l’Europe du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée qui a intégré celle de 2001 (relative aux conditions imposées à la facturation en matière de TVA). Cela étant, les États membres de l’Union ont gardé une certaine marge de manœuvre lors de leur transcription en droit national et de nombreuses différences persistent. D’où certains freins au développement de la facture électronique transfrontalière.
· Plus ou moins grande rigidité de la législation fiscale.
· Absence d’interopérabilité de la signature électronique : malgré les dispositions juridiques existantes et les engagements politiques pris par les États membres et par la Commission, il faut une approche plus coordonnée et plus globale pour faciliter l’utilisation transfrontière des signatures électroniques et de l’identification électronique dans la pratique.
· Difficulté de quantifier les coûts et les bénéfices pour les entreprises.
· Utilisation d’une technologie complexe non standardisée.
· Tous les pays de l’UE n’ont pas privilégié les mêmes options de dématérialisation. La France est l’un des rares pays à avoir favorisé les échanges en EDI.
· Attachement des entreprises et des consommateurs à la facture papier.

Pour combler les lacunes de la facturation électronique, la Commission européenne a rendu le 31 octobre 2007 une décision constituant un groupe d’experts sur la facturation électronique, pour l’assister dans l’élaboration d’un cadre européen sur l’e-facturation. Ce dernier, prévu pour 2010, avait notamment pour objectif de mettre en place une structure commune destinée à faciliter la fourniture de services d’e-facturation dans toute l’Europe dans des conditions d’ouverture et d’interopérabilité commune à l’ensemble des acteurs.

5. Glossaire

Certificat : Attestation électronique qui lie des données afférentes à la vérification de signature électronique à une personne et confirme l’identité de cette personne.
Dans la norme X509, l’ISO définit le certificat comme « la clé publique d’un utilisateur, à laquelle est jointe d’autres données, rendue infalsifiable à l’aide du chiffrement par la clé privée de l’autorité de certification qui a généré ce certificat ».
En principe, les certificats sont émis et gérés par des prestataires de services de certification (PSC) ou des autorités de certification (AC)
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Communauté sectorielle EDI : Groupement d’entreprises (association le plus souvent) dans le même secteur d’activité (automobile, transport, santé, etc.) qui pratiquent l’EDI et qui participent à leur normalisation et à leur promotion.

Échange de données informatisé (EDI) : Échange par télétransmission de données prédéfinies et structurées d’ordinateur à ordinateur selon des formats standard.

EDIFACT (Échange de données informatisé pour l’administration, le commerce et le transport) : Règles des Nations Unies comportant un ensemble de normes approuvées à l’échelon international pour l’échange de données structurées, en particulier celles concernant le commerce des biens et services entre systèmes informatiques indépendants.

Message structuré
: Message rédigé selon un langage normé (EDIFACT, XML, etc.).

Prestataire de service de certification : Personne physique ou morale qui délivre des certificats ou fournit d’autres services liés aux signatures électroniques.

Signature électronique : Signature numérique répondant aux conditions définies par l’article 1316-4 du code civil, ce qui permet d’authentifier l’acte auquel elle est attachée et d’identifier son signataire.

XML : (eXtensible Markup Language) : Métalangage permettant de marquer la structure de documents texte de manière arborescente en insérant des « balises » dans le corps des documents.